# Assistant(e) administratif (ve) - CPSM

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## 📝 Description du poste & Contexte

L'assistant(e) administratif (ve) assure la gestion administrative et comptable des commandes et des engagements, en veillant à la conformité des données et des pièces justificatives, dans le respect des procédures en vigueur. Elle assure le traitement, le contrôle et le suivi des factures fournisseurs et contribue à la continuité de service en prenant en charge des activités de gestion administrative mutualisées pour d'autres directions. Son objectif est de garantir un traitement fiable et traçable, des opérations administratives et financières relevant de son périmètre.

## 🏢 Organisation et relations fonctionnelles

**Affectation :** DIRECTION DES MOYENS ET DE L'IMMOBILIER

**Supérieur hiérarchique direct :** Chef de section administratif et achat

**Place dans l'organigramme :** N-3 (par rapport au directeur opérationnel)

**Relations fonctionnelles clés :**
- Direction des moyens et de l'immobilier
- Prescripteurs
- Services bénéficiaires
- Fournisseurs

## 🎯 Missions et activités

- Assurer la gestion administrative et financière des commandes et des engagements, et collaborer aux activités transversales, partagées ou mutualisées assurées par la DMI
- Mettre en œuvre les processus, procédures et modes opératoires
- Assurer la saisie, le contrôle et le suivi des lettres de commandes afin de garantir un traitement fiabilisé, efficient et dans les délais des demandes des services
- Vérifier la cohérence des données administratives, comptables et contractuelles avant validation des engagements
- Assurer le traitement, le contrôle et le suivi des factures fournisseurs afin de garantir leur paiement conforme et dans les délais en vigueur
- Tenir à jour les outils de suivi permettant de tracer l'avancement des factures et des engagements
- Assurer le traitement des demandes de déplacement, de la sollicitation des devis auprès des fournisseurs à l'établissement des réquisitions de transport et des lettres de commande, jusqu'au suivi du dossier et au paiement de la facture
- Assurer le traitement des demandes de remboursement des frais avancés par les agents OPT
- Contribuer et faciliter les échanges entre les prescripteurs, les services bénéficiaires et les fournisseurs pour faciliter le traitement et le suivi des dossiers
- Participe à la formation des nouveaux agents de la cellule, assurer l'accueil et le suivi des stagiaires et saisonniers
- Conseiller sa hiérarchie sur l'organisation et les moyens à mettre en œuvre
- Participe aux réunions annuelles d'échange avec les prestataires
- Contribue à la continuité des activités de la direction et du centre en situation exceptionnelle et réalise toute mission particulière confiée par la DMI dans le cadre de ses attributions, notamment la participation à des groupes de travail ou à des projets ponctuels

## 👤 Profil recherché

### 🎓 Formation et connaissances

**Savoirs et connaissances théoriques :**
- Règles et techniques budgétaires
- Outils de bureautique Applications informatiques (OTRS, OA)
- Règles des marchés publics et des règles internes de la commande
- Normes et procédures qualité / contrôle interne / maîtrise des risques
- Procédures administratives de l'OPT-NC
- Fonctionnement et organisation de l'OPT-NC

### 🛠️ Savoir-faire et aptitudes comportementales

- Appliquer les techniques et procédures comptables
- Technique des marchés publics
- Savoir prioriser, gérer et hiérarchiser les urgences et les échéances
- Suivre les indicateurs de pilotage d'activité
- Assurer l'application de la réglementation et des règles internes
- Sensibiliser les agents à la comptabilité publique
- Rédiger et s'exprimer clairement
- Appréhender les limites de son action
- Très bon relationnel et bonne communication
- Sens du service client et des responsabilités
- Méthodique, réactivité et faculté d'adaptation
- Disponibilité, notamment lors des charges de travail importante en période de clôture budgétaire
- Capacité d'écoute et de conseil
- Faire preuve de discrétion
- Être rigoureux et autonome
- Avoir l'esprit d'équipe
- Maîtrise de soi

## 📋 Compléments d'information

**Habilitations requises :** Néant

**Conditions de travail :** Horaires de travail du lundi au vendredi en fonction du règlement intérieur du centre. Bureau.

**Matériel fourni :** Poste de travail informatique et téléphone d'exploitation.

**Régimes indemnitaires :** Néant

## 📬 Contact et modalités de candidature

Pour répondre à cette offre, merci de transmettre votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) :

- 📧 **Par email :** [DRH-candidature@opt.nc](mailto:DRH-candidature@opt.nc)
- 📞 **Par téléphone :** [20.64.05](tel:+687206405)